Haftung als Geschäftsführer für Steuern der GmbH: Welche Pflichtverletzung schadet?

Die steuerliche Haftung des Vertreters setzt u.a. voraus, dass eine Pflichtverletzung leichtfertig oder vorsätzlich begangen hat (vgl. §§ 69 ff. , 34 Abgabenordnung - AO). Der Geschäftsführer begeht eine Pflichtverletzung, wenn er durch sein Verhalten bewirkt, dass die Steuern der GmbH nicht oder nicht rechtzeitig festgesetzt oder erfüllt werden. 

Beispiel: Insbesondere muss z. B. ein GmbH-Geschäftsführer dafür sorgen, dass die Steuern fristgerecht erklärt (§ 149 AO i. V. m. dem jeweiligen Einzelsteuergesetz) und aus den Mitteln entrichtet werden, die er verwaltet (§ 34 Abs. 1 Satz 2 AO). 

Die Zahlungspflicht bedeutet, dass der Geschäftsführer im Zeitpunkt der Fälligkeit die Steuerschulden an das Finanzamt zahlen muss:

• Umsatzsteuer: 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldezeitraums, Abschlusszahlung: 1 Monat nach Abgabe der Jahreserklärung;

• Körperschaftsteuer: Vorauszahlungen zum 10.3./10.6./10.9./10.12.; Abschlusszahlung: 1 Monat nach Bekanntgabe des Jahresbescheids;

• Gewerbesteuer: Vorauszahlungen zum 15.2./15.5./15.8./15.11.; Abschlusszahlung: 1 Monat nach Bekanntgabe des Jahresbescheids;

• Lohnsteuer: 10. Tag nach Ende des Lohnsteuer-Anmeldezeitraums.

Hinweis der Steueranwälte von LHP: Daneben sind auch die sozialversicherungsrechtlichen Zahlungspflichten zu sehen, für die nach weiteren Haftungsnormen auch eine persönliche Haftung im Einzelfall in Betracht kommen kann.

Das Finanzamt kann sich auf verschiedene Pflichtverletzungen stützen: Wenn feststeht, dass jedenfalls die unterlassene Tilgung der Steuerschuld der GmbH bei Fälligkeit ursächlich für den fiskalischen Schaden war, so muss das Finanzamt nicht nachweisen, ob bereits die Verletzung der Steuererklärungspflichten ursächlich für den Steuerschaden gewesen ist (FG München v. 20.5.2014, 2 K 2289/11). 

Ein oft angedachter Einwand der Rückforderungsmöglichkeit hilft meist nicht weiter: Einer Haftung steht nicht entgegen, dass geleistete Zahlungen ohnehin durch den Insolvenzverwalter gemäß § 130 InsO hätten angefochten werden können und ggf. hätten zurückerstattet werden müssen, da es sich insoweit um einen nicht zu berücksichtigenden hypothetischen Kausalverlauf handelt (BFH, Urteil v. 26.1.2016, VII R 3/15; VG Köln, Beschluss v. 14.6.2016, 24 L 866/16). 

Zu Gunsten des Geschäftsführers ist jedoch zu sehen, dass nicht jedes Handeln oder Unterlassen zu einer Pflichtverletzung im Sinne des §§ 69, 34 AO führt: Nicht jeder Verstoß gegen eine unternehmerische Obliegenheit ist jedoch als eine Pflichtverletzung im Sinne der Haftungsnormen zu werten. So gehört die Gewinnmaximierung gehört nicht zu den steuerlichen Pflichten eines GmbH-Geschäftsführers (FG Sachsen, Urteil v. 26.10.2017, 6 K 841/15, Juris). Die Art und Weise der Führung und Steuerung der geschäftlichen Vorgänge ist Gegenstand der unternehmerischen Freiheit. Verstöße gegen Aufzeichnungspflichten im Zusammenhang mit einer Kassenführung stellen nach einer aktuellen Rechtsprechung des Bayerischen Verwaltungsgerichtshofes nicht stets einen schuldhaften Pflichtenverstoß i.S.d. §§ 69, 34 AO dar. Nicht ordnungsmäßige Kassenaufzeichnungen können aber nach den Umständen des Einzelfalls den Schluss zulassen, dass nicht alle Bareinnahmen verbucht worden sind und zu einer Schätzung führen. Diese Rechtsprechung sieht dann aber in der unzutreffenden Steuerklärung den schuldhaften Pflichtenverstoß (Bayerischer Verwaltungsgerichtshof, Beschluss v. 26.08.2025, 4 CS 25.602, Juri)

Zu beachten ist die sog. Mittelvorhaltepflicht: Bereits vor Fälligkeit muss der Geschäftsführer folgende Steuerzahlungspflichten berücksichtigen. Nach ständiger und aktueller Rechtsprechung des BFH kann sich ein Geschäftsführer bereits vor Fälligkeit einer Steuer der Verletzung seiner Pflicht zur Bereithaltung von Mitteln schuldig machen. Denn von ihm ist zu verlangen, dass er vorausschauend plant und insbesondere in der Krise finanzielle Mittel zur Entrichtung der geschuldeten Steuern bereithält. Der genaue Pflichteninhalt ist einzelfallabhängig (BFH, Urteil v. 29.08.2023, VII R 47/20, Rz. 29, Juris).

Wenn das Finanzamt einen Haftungsbescheid erlassen möchte, muss es zunächst ein Schreiben zwecks Anhörung versenden. Dann sollte der (ehemalige) betroffene Geschäftsführer genau prüfen und ggf. prüfen lassen, welche Pflichtverletzungen ihm genau vorgeworfen werden und ob dieses Handeln oder Unterlassen tatsächlich eine Pflichtverletzung i.S.d. § 69 AO darstellt. Zudem muss diese Pflichtverletzung mindestens grob fahrlässig sein.