Betriebsprüfung: Prüfungsklima und Besprechungen sind wichtig

Das Unternehmen sollte den Wert eines guten Prüfungsklimas erkennen und daher seine Mitarbeiter auf den Umgangston mit dem Prüfer vorbereiten. Auch ein konstruktives Gesprächsklima in einer Zwischenbesprechung oder Schlussbesprechung kann oft das Eis brechen und Probleme lösen. Die Art und Weise des gegenseitigen Umgangs kann zu einer Prüfung führen, die möglichst geräuschlos, zügig und vonseiten des Finanzamts wohlwollend durchgeführt wird. 

Für ein effektives Prüfungsklima sollten folgende Punkte beachtet werden: 

• Das Unternehmen sollte dem Prüfer zeigen, dass es sich gut auf die Prüfung vorbereitet hat und dass der Steuerberater bzw. Rechtsanwalt des Unternehmens über die nötige Sachkompetenz verfügt.

• Der Prüfer sollte sachlich und zuvorkommend behandelt werden. Der Umgang mit dem Prüfer ist höflich, aber bestimmt und distanziert. Persönliche Angriffe sollten möglichst vermieden werden, da Emotionen eine etwaige Verhandlungsbereitschaft des Prüfers und seines Sachgebietsleiters beeinträchtigen können. Auch wenn der Prüfer der sichtbare „Gegner“ vor Ort ist, kann er letztlich nichts für die Kompliziertheit des Steuerrechts und will häufig nur „seinen Job“ erledigen.

• Von Anfang an sollten die Mitarbeiter des Unternehmens darüber informiert werden, dass nur die zuständigen Ansprechpartner mit dem Prüfer sprechen und die anderen Mitarbeiter sich nicht in Gespräche verwickeln lassen. So werden zudem Störungen im Informationsfluss vermieden und der Prüfer sieht von Anfang an, dass das Unternehmen sich gut organisiert hat, und wird diese festgelegten Spielregeln eher akzeptieren.

• Das Unternehmen sollte sich um einen fairen Umgang mit dem Prüfer bemühen, da sich Tricks auf Dauer nicht auszahlen und das Klima vergiften. Manche Steuerberater übertreiben bzw. übertreten die Regeln eines geordneten Umgangs miteinander, wobei dies aus Sicht mancher Mandanten als eine vermeintlich effektive Interessenvertretung erscheint. Tatsächlich wird jedoch auf diese Weise oft das Gegenteil erreicht.

• Werden die Unterlagen dem Prüfer nur zögerlich (gar unter fadenscheinigen Vorwänden) vorgelegt, führt dies nicht dazu, dass der Prüfer sich weniger Belege ansieht. Im Gegenteil: Während der Verzögerung wird der Prüfer weitere Stichproben in anderen Unterlagen vornehmen. Daher ist oft zügige Kooperation empfehlenswert.

• Selbstbewusst – aber nicht überheblich – sollte das Unternehmen von seinen Rechten Gebrauch machen und zeigen, dass es seine Rechte kennt.

• Das Unternehmen sollte darum bitten, dass der Prüfer spätestens alle drei bis vier Tage kurz mitteilt, welche Feststellungen er bisher getroffen hat.

• Stellt der Prüfer bedeutsame Steuernachzahlungen fest oder sind Auffassungen zwischen Unternehmen und Prüfer streitig, sollte das Unternehmen den Prüfer bitten, seine Überlegungen bzw. Feststellungen schriftlich mit den dazugehörigen Fundstellen (Zitate aus Verwaltungsanweisungen und Rechtsprechung) mitzuteilen. Auf diese Weise kann das Unternehmen gezielt Gegenargumente suchen und den Fokus auf die entscheidenden Streitpunkte legen. Außerdem wird der Prüfer so gezwungen, über seine Feststellungen nochmals nachzudenken, und wird eher von willkürlich hohen Schätzungen abgehalten.

• Sollte das Verhalten des Prüfers fehlerhaft sein, sollte dies unverzüglich gerügt und beim Namen genannt werden, um klar die Spielregeln zu betonen. Sachliche und berechtigte Kritik am Prüfer wirkt „entwaffnend“, und dem Prüfer bzw. seinem Sachgebietsleiter wird keine andere Wahl bleiben, als diese Kritik zu akzeptieren.

• Neben seinen Rechten sollte sich das Unternehmen auch seiner umfangreichen Mitwirkungspflichten in der Prüfung bewusst sein und diese im Grundsatz akzeptieren. Eine hartnäckige Weigerung zur Mitwirkung wird den Prüfer berechtigen, die Prüfung abzubrechen, und führt letztlich zu teuren Schätzbescheiden. Auch eine schleppende Mitwirkung strapaziert die Nerven und Laune des Prüfers. Im Ergebnis wird das Unternehmen hiervon nicht profitieren.

Hinweis der Steueranwälte von LHP: Eine Einladung zum Essen kann das Prüfungsklima im Regelfall nicht verbessern und davon ist abzuraten: Dem Prüfer ist es durch Verwaltungsanweisungen strikt verboten, Einladungen zum Essen oder vergleichbare Annehmlichkeiten anzunehmen. Mehr als ein Glas Wasser oder eine Tasse Kaffee ist den meisten Prüfern nicht erlaubt. Sollte ein Prüfer eine Annehmlichkeit ablehnen, sollte das Unternehmen dies vor diesem Hintergrund sehen und hierfür Verständnis haben.

Wenn sich eine Betriebsprüfung durch eine Prüfungsanordnung ankündigt, sollte die Möglichkeit von Gesprächen während und am Ende der Prüfung in den Blick genommen und eingeplant werden. Statt langer Schriftsätze während der Prüfung, die oft Missverständnisse nicht ausräumen, können sich alternativ auch konstruktive Besprechungen anbieten. Kommen Besprechungen allerdings an ihre Grenzen, können Schriftsätze und später Einspruchsverfahren zu prüfen sein.