Betriebsprüfung durch Finanzamt: Die Schlussbesprechung als Chance

Die Schlussbesprechung in der Betriebsprüfung kann oft für eine streitabkürzende Einigung genutzt werden, um ein anschließendes Einspruchs- oder Klageverfahren zu vermeiden. 

Will der Prüfer seine Prüfung beenden, wird er dem Unternehmen in der Regel einen Entwurf seines Prüfungsberichts oder eine Zusammenfassung zusenden. Auf der Grundlage dieses Entwurfs sollte das Unternehmen zusammen mit seinem Steuerberater eine realistische Situationsanalyse anstellen: 

• Fokussierung: Welche Besprechungspunkte (Prüfungsfeststellungen) sind noch streitig?

• Lagebeurteilung: Wie stark ist die eigene Position in den einzelnen Punkten?

• Strategie: Soll eine Verständigung oder ein Einspruchsverfahren angestrebt werden?

• Argumente sammeln: Der Steuerberater wird hinsichtlich einzelner Prüfungspunkte Sachargumente herausarbeiten und ggf. günstige steuerrechtliche Argumentationsmöglichkeiten entwickeln.

• Ziele definieren: Das Unternehmen sollte sich vorab einen Korridor überlegen, in welcher Höhe es Mehrsteuern akzeptieren könnte (worst case-Fall). Der Steuerberater kann entsprechend flexibler verhandeln und mit dem Prüfer ggf. ein Gesamtpaket schnüren.

1. Vorbereitung der Schlussbesprechung 

Überprüfung und Klärung der strittigen Sachverhalte und ihrer Folgen 

• Vorher Fragenkatalog des Prüfers anfordern.

• Ist der Prüfer vom richtigen Sachverhalt ausgegangen?

• Stimmt die Rechtsansicht des Prüfers mit Rechtsprechung und Verwaltungsmeinung überein; gibt es abweichende Fachliteratur? 

2. Vorlage weiterer Unterlagen

Soweit möglich, sollte die Vorlage weiterer Unterlagen und ggf. Argumentationen geprüft werden. Hierzu kann es sich anbieten, diese nicht erst im Gespräch, sondern vorab zur Verfügung zu stellen.

3. Berechnung der steuerlichen Auswirkungen 

Zur Einschätzung sollten die steuerlichen Kosten der vom Betriebsprüfer angestrebten Änderungen vorab berechnet werden: 

• Prüfung, ob es sich um einen endgültigen Mehrbetrag oder „nur um eine Verlagerung“ in einen anderen Besteuerungszeitraum handelt.

• Folgewirkungen für andere Steuerarten (Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer, Erbschaftsteuer), Solidaritätszuschlag und Zinsen sowie Auswirkungen auf andere Zeiträume beachten, insbesondere bei Dauersachverhalten.

4. Besteht die Möglichkeit einer tatsächlichen Verständigung? 

Die tatsächliche Verständigung legt fest, welcher streitige Sachverhalt als unstreitig gelten soll und ist für beide Seiten bindend wie ein Vertrag. 

5. Bestehen strafrechtliche Risiken? 

Im Einzelfall sollten auch die Kosten von bußgeld- und strafrechtlichen Risiken in den Blick genommen werden. Besteht bereits ein Steuerstrafverfahren, so sollte die Strafsachenstelle möglichst zur Auslotung einer sog. doppelten Einigung einbezogen werden.

6. Festlegung der Taktik der Schlussbesprechung

Diese Absprache ist besonders dann hilfreich, wenn der Steuerberater mit einem Steueranwalt zusammen das Gespräch mit der Betriebsprüfung führt.

7. Klärung der Tagesordnung

Hierzu kann eine Abstimmung mit dem Betriebsprüfer vor dem Gespräch sinnvoll sein. 

8. Soll der Unternehmer teilnehmen? 

Der Mandant hat das Recht auf Teilnahme, es besteht aber keine Pflicht. 

• Soll Mandant (Unternehmer) teilnehmen? Dies hängt vom Einzelfall ab (Abwägung).

• Prüfer kann nicht zwingend verlangen, dass er den Mandanten persönlich befragen darf.

• Falls Teilnahme des Unternehmens: vorher Risiken bewusst machen, ggf. Rollenverteilung festlegen; Strategie: Bandbreiten möglicher Einigungen, Grenzen festlegen, Zinsbelastung beachten. des Mandanten? 

Die Prüfung wird mit dem schriftlichen Schlussbericht abgeschlossen. Das Unternehmen erhält dann in der Regel zwei bis vier Wochen Zeit zur abschließenden Stellungnahme. Danach werden die Ergebnisse in steuerliche Änderungsbescheide umgesetzt. Diese können bei Bedarf fristgerecht mittels Einspruchs angefochten werden.

Exkurs: Was ist eine Tatsächliche Verständigung? 

Es ist die Möglichkeit zur Sachverhaltsklärung mit einer Bindung beider Seiten aufgrund von Treu und Glauben. 

Diese Verständigung darf nur Sachverhaltsfragen betreffen, d.h. es ist keine Einigung über die Steuer möglich. Allerdings lassen sich im Einzelfall Rechtsfragen auch als Tatsachenfragen formulieren. In der Praxis wird oft die Steuer abgestimmt und der Sachverhalt entsprechend formuliert, sofern dieser noch vertretbar ist.

Typische Fallgruppen für eine solche Verständigung sind Fälle, in denen Schätzungs-, Bewertungs-, Beurteilungs- oder Beweiswürdigungsspielräume bestehen. Beispiele: 

• Angemessenheit der Geschäftsführer-Gesamtausstattung

• Vorliegen einer Gewinnerzielungsabsicht

• Nichtabziehbarkeit von Betriebsausgaben gem. § 160 AO 

Wichtig ist die Unterschrift beider Seiten. Auf der Seite des Finanzamtes muss es sich um den für die Steuerfestsetzung zuständigen Amtsträger handeln (Sachgebietsleiter oder Amtsleiter; bei Rechtsbehelfsverfahren der Sachgebietsleiter der Rechtsbehelfsstelle). 

Nur das für die Veranlagung zuständige Finanzamt ist zuständig für die tatsächliche Verständigung. 

Hinweis der Steueranwälte von LHP: Andere Finanzämter sind grundsätzlich nicht an die tatsächliche Verständigung gebunden; es sei denn, sie haben vorher zugestimmt. Dies ist z.B. wichtig bei Folgefragen bei anderen Steuerarten (z.B. Schenkungsteuer) oder Sozialversicherungsangelegenheiten. 

Die Schriftform ist dringend empfehlenswert, da nur so Missverständnisse verringert werden können. 

Hinweis der Steueranwälte von LHP: Es sollte ausdrücklich formuliert werden, ob nur die Prüfungszeiträume betroffen sein sollen oder ob die tatsächliche Verständigung auch für andere Veranlagungszeiträume gelten soll. Dies ist z.B. wichtig bei sog. Dauersachverhalten über mehrere Jahre. 

Die Steueranwälte von LHP besprechen im Einzelfall alle Möglichkeiten bei einer Betriebsprüfung, wobei die Bandbreite von einer streitabkürzenden Einigung bis zu einem streitigen Verfahren durch Einspruch und Klage beim Finanzgericht reicht. Hier sollten die gegensätzlichen Positionen bewertet werden und die jeweiligen Besonderheiten des geprüften Unternehmens, die Planungen des Unternehmers und das Klima der bisherigen Prüfung berücksichtigt werden.