Betriebsprüfung: Datenübergabe mittels Datenschnittstellen

Die Nichtbeachtung von Datenformaten ist nach früherem Recht ein nur formeller Fehler, der - allein für sich gesehen - noch keine Schätzung rechtfertigen kann. So jedenfalls eine gut vertretbare Ansicht, wobei die Finanzverwaltung dies auch früher schon oft anders gesehen hat. Seit gewisser Zeit wurde allerdings eine gesetzliche Grundlage dafür geschaffen, die nach dem Willen des Gesetzgebers Schätzungen ermöglichen soll. Wie die Finanzgerichte hiermit umgehen werden, bleibt abzuwarten. Jedenfalls ist zur Vermeidung von Streitpunkten zu empfehlen, Datenschnittstellen bereitzuhalten, um einer Betriebsprüfung die Daten zur Verfügung zu stellen. Unternehmer, die einen anderen Weg gehen, riskieren Hinzuschätzungen, so dass dann kostenintensiver Beratungsbedarf für die Prüfung und ggf.  Abwehr von im Einzelfall unberechtigten Schätzungen entstehen kann.

1. Was ist die Digitale Lohn-Schnittstelle (DLS)?

Arbeitgeber sind bereits seit dem 01.01.20218 dazu gesetzlich verpflichtet, aufzuzeichnende lohnsteuerrelevante Daten dem Finanzamt nach einer amtlich vorgeschriebenen einheitlichen digitalen Schnittstelle elektronisch bereitzustellen (§ 41 Abs. 1 Satz 7 EStG, § 4 Abs. 2a Lohnsteuer-Durchführungsverordnung). Dies gilt unabhängig von dem vom Arbeitgeber eingesetzten Lohnabrechnungsprogramm. Die amtlich vorgeschriebene Digitale Lohn-Schnittstelle (DLS) ist ein Standarddatensatz mit einer einheitlichen Strukturierung und Bezeichnung von elektronischen Dateien und Datenfeldern.

Das Bundesfinanzministerium (BMF) verfolgt als Ziel eine Vereinfachung der fiskalischen und prüfungstechnischen Abläufe im Interesse der Finanzämter. Hierzu zählt eine Vereinfachung des technischen Prozesses der Datenbereitstellung durch den Arbeitgeber, die Vermeidung inhaltlicher Fehldeutungen von Datei- und Feldinhalten, die Verringerung der personellen Kapazitäten zur Betreuung der Datenbereitstellung, Zeit- und Kostenersparnis auf beiden Seiten (wobei dies eigentlich für die Seite des Arbeitgebers die eigene Entscheidung sein sollte) und ein einheitlicher Datenbestand.

2. Was ist die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K)?

Die einheitliche digitale Schnittstelle ist eine Datensatzbeschreibung für den standardisierten Datenexport aus dem Speichermedium nach § 3 Abs.1 Kassensicherungs-Verordnung (kurz: KassSichV) und für die Anbindung an das elektronische Aufzeichnungssystem und elektronische Aufbewahrungssystem (§ 4 KassenSichV). Ziel ist die Übergabe im Rahmen einer Kassen-Nachschau oder Außenprüfung. Sie ist eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der nach § 146a Abs. 1 AO aufzuzeichnenden Daten in einem Datenschema und einer Datenfelderbeschreibung. Diese Einheitlichkeit geschieht unabhängig vom Programm des Herstellers.

Sinn der DSFinV-K ist die Definition einer Struktur für Daten aus elektronischen Aufzeichnungssystemen, für die seit dem 01.01.2020 die Nutzung der gesetzlich geforderten einheitlichen digitalen Schnittstelle (§ 146a AO) gilt.

Auch hier sieht das BMF das Ziel einer Vereinfachung von Prüfungen: Durch die Standardisierung sollen laut BMF die einheitliche Datenbereitstellung für die Außenprüfung sowie für Kassen-Nachschauen durch definierte Kasseneinzelbewegungen, Stammdaten und Kassenabschlüsse, so dass eine progressive und retrograde Prüfbarkeit zwischen den Grundaufzeichnungen und der Erfassung im Hauptbuch (Finanzbuchhaltung) gewährleistet ist. Weiterhin soll die Auslagerung aller im jeweiligen System erfassten Daten in ein Archivsystem und die Überprüfung der in die Finanzbuchhaltung übertragenen strukturierten Kassendaten ermöglicht werden. Hierfür liefert die DSFinV-K eine fachliche und technische Beschreibung. 

3. Was ist die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler (DSFinV-TW)?

Die DSFinV-TW ist die Beschreibung einer Schnittstelle für den Export von Daten aus EU-Taxametern (§ 7 KassenSichV) und Wegstreckenzählern (§ 8 KassenSichV) für die Datenüberlassung („Z3-Zugriff“) im Rahmen von Außenprüfungen. Ziel ist, dass eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der Dateien und Datenfelder unabhängig von dem beim Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssystem sichergestellt wird. Die Standardisierung soll zu einer Definition einer Struktur für Daten aus Taxametern, Wegstreckenzählern und ergänzenden Aufzeichnungssystemen führen, für die ab dem 01.01.2024 die Nutzung der gesetzlich geforderten einheitlichen digitalen Schnittstelle (§ 146a AO) gilt.

Das BMF verfolgt auch hier das Interesse der Stärkung der Prüfungstätigkeit, indem eine einheitliche Datenbereitstellung für die steuerliche Außenprüfung sowie für Nachschauen ermöglich wird. So soll eine progressive und retrograde Prüfbarkeit zwischen den Grundaufzeichnungen und der Erfassung im Hauptbuch (Finanzbuchhaltung) gewährleistet sein. Weiterhin soll eine Auslagerung aller im jeweiligen elektronischen Aufzeichnungssystem erfassten Daten in ein Archivsystem ermöglicht werden. Es soll ferner eine vereinfachte Überprüfung der in die Finanzbuchhaltung übertragenen strukturierten Daten aus Taxametern, Wegstreckenzählern und ergänzenden Aufzeichnungssystemen möglich sein.  Hierfür liefert die DSFinV-TW eine fachliche und technische Beschreibung. 
 

4. Entwurf einer Buchführungsdatenschnittstellenverordnung (DSFinVBV)

Seit geraumer Zeit ist auch eine einheitliche digitale Schnittstelle für die Buchhaltungsdaten geplant. Hierzu wurde durch das BMF ein erster Diskussionsentwurf einer entsprechenden Buchführungsdatenschnittstellenverordnung (DSFinVBV) vom 01.12.2023 an ausgewählte Verbände mit der Bitte um Stellungnahme versendet. Nach Eingang der Stellungnahmen wurde der Diskussionsentwurf nochmals umfänglich überarbeitet. Es wurden dann weitere Anhörungen eine abschließende Beratung durch die zuständige Bund-Länder-Arbeitsgruppe geplant. Anschließend könnte nach Beschluss durch den Bundesrat die Verkündung im Bundessteuerblatt erfolgen. 

Hinweis der Steueranwälte von LHP: Diese Verordnung (DSFinVBV) wird allerdings erst mit erheblicher Verzögerung in Kraft treten: Die Verordnung soll nach § 9 Abs. 2 des Entwurfs zur DSFinVBV erst am 31.12. des dritten, auf die Verkündung folgenden Jahres in Kraft treten und für Wirtschaftsjahre gelten, die nach dem Inkrafttreten beginnen. Nach derzeitigen Sachstand wäre dies frühestens der 1.1.2029. Es bleibt daher Zeit, die durch die Unternehmern für eine Vorbereitung und Schulung genutzt werden sollte sobald die Regelungen verkündet worden sind.

Hinweis: Die aktuellen Versionen der oben genannten Schnittstellen können auf der Internetseite des Bundeszentralamtes für Steuern (bzst.de) heruntergeladen werden (ob und wann die die DSFinVBV verkündet wird, bleibt abzuwarten).

Die Steueranwälte von LHP empfehlen präventiv, die Regelungen zu den Datenschnittstellen zu beachten, um in diesem Punkt nicht unnötiges Streitpotential mit dem Finanzamt zu schaffen. Kommt es hingegen zu Schätzungen allein aufgrund der Nichtbeachtung von Datenschnittstellen, so sollte im Einzelfall geprüft werden, ob eine dann evtl. drohende Schätzung dem Grunde und der Höhe nach berechtigt ist. Gegen Schätzbescheide kann Einspruch eingelegt werden. Ein wesentliches Argument ist dann im Einzelfall u.a., dass die Schätzungshöhe immer betriebsangemessen sein muss.