Vermeidung von Strafverfahren durch Tax Compliance

Die Implementierung eines Tax CMS dient einer vollständigen und zeitgerechten Erfüllung steuerlicher Pflichten eines Unternehmens.

Ein effektives Tax CMS sollte so einfach ausgestaltet sein, dass es vom jeweiligen Unternehmen auch im täglichen Geschäftsbetrieb umgesetzt und gelebt werden kann. Entscheidend bei der Implementierung ist es, die Aufgaben und Kontrollen im Unternehmen deutlich zu benennen, um Verantwortlichkeiten zu schaffen, die sowohl innerhalb des Unternehmens als auch nach außen deutlich kommuniziert werden können. Um die Aufgaben im Unternehmen zuzuordnen, werden die Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens analysiert.

Weiterhin verfolgt das Tax CMS das Ziel einer Risikoanalyse, die bestehende Risiken im Unternehmen identifiziert und eine Bewertung der Risiken vornimmt. Ob ein Risiko für das Unternehmen in einem bestimmten Bereich vorliegt, hängt im Wesentlichen von der Größe des Unternehmens, der Unternehmensbranche, der Komplexität eines Geschäftsvorfalls, der Standardisierbarkeit eines Geschäftsvorfalls, dem Grad einer Internationalisierung und dem Ausmaß einer Delegationsquote ab. Im Rahmen der Analyse werden anschließend die Eintrittswahrscheinlichkeit sowie das mögliche Schadensausmaß ermittelt.

• … der Erstellung und fristgerechten Einreichung richtiger Steuererklärungen sowie bei der Erfüllung steuerlicher Pflichten
• … der zeitnahen Bereitstellung von Informationen zur Vermeidung von Zuschlägen oder Schätzungen
• … der Dokumentation der Aufsichtspflichten, deren Missachtung Bußgelder nach dem OWiG bewirken können

• … der Minimierung von Haftungsrisiken
• … der Durchführung einer Betriebsprüfung, bei der sich der Prüfungsumfang ggf. konzentrieren und/oder verkleinern kann.

Bei der Implementierung bzw. Aufarbeitung eines bereits bestehenden Tax CMS ist zu berücksichtigen, dass es keinen absoluten Prototyp eines Systems gibt. Vielmehr ist ein Compliance System aufgrund der Reichweite der Materie stets unter Berücksichtigung der individuellen Unternehmensstruktur und der ggf. komplexen Sachverhalte auf das jeweilige Unternehmen zuzuschneiden.

Das Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland (IDW) hat in einem Praxishinweis (1/2016) vom 31.05.2017 Grundelemente aufgelistet und erläutert, durch die sich ein angemessenes Tax CMS auszeichnet:

• Compliance-Kultur
• Compliance-Ziele
• Compliance-Organisation
• Compliance-Risiken
• Compliance-Programm
• Compliance-Kommunikation
• Compliance-Überwachung und Verbesserung

Diese Grundelemente dienen seit jeher als Ansatzpunkte für die Ausgestaltung eines angemessenen – individuell auf ein Unternehmen zugeschnittenen – Tax CMS.

Mit der einmaligen Einrichtung eines Tax CMS ist den Anforderungen an eine risikominimierte Tax Compliance allerdings nicht genüge getan. Vielmehr ist eine regelmäßige Überwachung, Aktualisierung und Schulung aller Beteiligten erforderlich, um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess auf allen Ebenen eines Unternehmens zu erreichen. Nur auf diese Weise können erkannte Mängel behoben und die Entstehung neuer Mängel im Unternehmen vermieden werden. Ebenso ist es unerlässlich regelmäßig zu überprüfen, ob das implementierte Steuer-IKS bzw. Tax CMS noch zum Unternehmen und dessen Geschäftsumfeld passt.

In diesem Zusammenhang kann es sich anbieten, dem steuerlichen Berater ein sog. Aktualisierungsmandat zu erteilen. So kann gewährleistet werden, dass Gesetzesänderungen frühzeitig erkannt sowie Rechtsprechung und Fachliteratur beobachtet werden. Der steuerliche Berater kann das Unternehmen anschließend in Monats-, Quartals-, oder ad-hoc-Reportings über seine für das jeweilige Tax CMS maßgeblichen Erkenntnisse informieren.

Tax CMS verfolgen den Zweck, Unternehmen insbesondere bei der Erstellung fristgerechter und inhaltlich richtiger Steuererklärungen zu unterstützen. Die Missachtung dieser gesetzlichen Pflichten kann erhebliche steuerstrafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Denn bereits die nicht fristgerechte bzw. inhaltlich unzutreffende Abgabe einer Steuererklärung kann den Tatbestand eines Steuerdelikts erfüllen. Geschieht die Verletzung der steuerlichen Mitwirkungspflicht bedingt vorsätzlich, steht schnell der Vorwurf der Steuerhinterziehung im Raum, ansonsten droht ggf. der Vorwurf der leichtfertigen Steuerverkürzung.

Das BMF hat in seinem Schreiben vom 23.05.2016 den AEAO zu § 153 geändert. Danach kann die Einrichtung eines internen Kontrollsystems zur Erfüllung der steuerlichen Pflichten ein Indiz gegen das Vorliegen einer vorsätzlichen Steuerhinterziehung bzw. leichtfertigen Steuerverkürzung darstellen.