Betriebsprüfung bei Apotheken

In den letzten Jahren gerieten Apotheken zunehmend ins Visier der Steuerfahndung. Nachdem verstärkt digitale Betriebsprüfungen durchgeführt werden, müssen nun auch Apotheken in Köln und im gesamten Bundesgebiet damit rechnen, auf diese Art geprüft zu werden. Unlängst sind etliche schwere Fälle von Steuerhinterziehung durch gezielten Einsatz manipulativer Software, so genannter Zapper, in Apotheken bekannt geworden. Mit Hilfe dieser Zapper lassen sich gespeicherte Zahlungsdaten, etwa die Tagesabschlussbons, nachträglich verändern. Die Schummelei kann verschleiert werden, weil der Zapper sich auf einem externen Datenträger, zum Beispiel einem USB-Stick oder einer tragbaren Festplatte, und nicht im betriebsinternen System befindet. Betriebsprüfung und Steuerfahndung kennen diesen Trick und haben naturgemäß ein großes Interesse daran, ihn nachzuweisen und zu unterbinden. Wegen der zuvor bereits angesprochenen Neigung zur Überbewertung von Apothekengewinnen geht außerdem so manches Finanzamt davon aus, bei einer Apotheke sei grundsätzlich etwas zu holen. Also sollten sich alle Apothekenbesitzer auf eine gründliche Durchleuchtung ihrer Daten und Akten gefasst machen, wenn die erste digitale Betriebsprüfung angekündigt wird oder die Steuerfahndung unangemeldet an der Tür klingelt.

Der oft zitierte Grundsatz, dass nur der die Betriebsprüfung fürchten müsse, der auch etwas zu verbergen habe, ist nur bedingt richtig. Natürlich gehen weder die Betriebsprüfung  noch die Steuerfahndung mit betrügerischer oder gar böser Absicht vor, um Mehrergebnisse zu erzielen. Tatsache ist jedoch, dass auch ein geschulter Betriebsprüfer sich als Branchenfremder nicht automatisch in der komplexen Warenwirtschaft von Apotheken umfassend auskennt und generelles Misstrauen dazu führt, dass eher zu hart als zu milde interpretiert und geurteilt wird. Eine weitere häufige Ursache von vergangenen und aktuellen Fehleinschätzungen ist, dass bei der Betriebsprüfung vielfach mit veralteten Zahlen und Richtwerten zu Handelsspannen und Gewinnen gearbeitet wird, die die realen Entwicklungen der letzten Jahre nicht abbilden. Der Betriebsprüfer vergleicht die internen Kennzahlen der jeweiligen Apotheke mit vorgegebenen Vergleichszahlen, die er den geltenden Richtsätzen des Bundesministeriums für Finanzen entnimmt. Durch diesen Vergleich können Abweichungen und Unstimmigkeiten in der Buchführung der Apotheken festgestellt werden. Hier ist viel Raum für Fehlinterpretationen, denn das Bundesfinanzministerium hat die Richtsätze trotz tiefgreifender Veränderungen, etwa durch Gesundheitsreformen und steigende Krankenkassenrabatte, seit dem Jahr 2006 kaum angepasst. Zudem arbeiten Betriebsprüfer ausschließlich nach der Methode der Aufschlagkalkulation, wohingegen Apotheker und deren Steuerberater mit der Handelsspanne kalkulieren, wenn es um die wirtschaftliche Auswertung des Betriebes geht. 

Durch ein vorbeugendes Gespräch mit dem Steuerberater oder einem Fachanwalt für Steuerrecht können Apotheker sich einen Überblick über die Fakten und Risiken der digitalen Betriebsprüfung verschaffen. Der Steuerberater sollte sowohl die alten, für die Branche festgeschriebenen Richtsätze des Finanzministeriums als auch die tatsächliche Dynamik in Handelsspannen und Rohgewinnaufschlagsätzen bei Apotheken kennen. Viele Steuerberater weisen das Finanzamt und die Betriebsprüfer schon seit längerem wiederholt auf die vorhandenen Diskrepanzen hin, die zum ungerechtfertigten Verdacht der Steuerhinterziehung und zu Streitigkeiten führen können. So ist es bereits mehrfach geschehen, dass Betriebsprüfer den durchschnittlichen Rohgewinn von Apotheken nach den Richtsätzen von 2006 mit 28 Prozent veranschlagten, obwohl dieser Durchschnittswert mittlerweile nur noch 25,5 Prozent beträgt. Die Abweichung schätzt das Finanzamt dann einfach zur Gesamtsteuerschuld hinzu, und es ist Sache des Apothekers, mit der Hilfe von Steueranwalt und Steuerberater dem Finanzamt die tatsächliche Sachlage zu beweisen. Als Fachanwälte für Steuerrecht weisen wir den Betriebsprüfer deutlich auf die praxisorientierten, zeitgemäßeren Rahmensätze für Apotheken hin, falls bei der Betriebsprüfung ein zu geringer Rohgewinnaufschlagsatz bemängelt werden sollte. 

Die vorgegebenen Richtsätze der Betriebsprüfer zum äußeren Betriebsvergleich lassen Spielraum zu, da jeweils drei Vergleichszahlen den Mittelwert, den oberen sowie den unteren Rahmenwert angeben. In welchem Bereich die jeweilige Apotheke anzusiedeln und vergleichend zu betrachten ist, ergibt sich aus deren situativen und wirtschaftlichen Verhältnissen in der Praxis, wie etwa dem Standort. Apotheken, die in der Nähe eines Ärztehauses oder in dessen Erdgeschoss liegen, haben naturgemäß einen höheren Durchsatz von Rezepten, wohingegen der Gewinnanteil aus OTC-Verkäufen in Apotheken in Einkaufszentren oder Fußgängerzonen weit höher ist. Ebenfalls beim Reingewinn zu berücksichtigen ist, ob die Apotheke gepachtet, gemietet oder auf eigenem Grundbesitz errichtet ist; dies beeinflusst die Rahmenwerte ebenso wie die Höhe der monatlichen Miete oder Pacht. Die Umsatz- und Gewinngrenzen zur Einstufung als Großapotheke, auf die diese Richtsätze nicht mehr unbedingt angewendet werden müssen, werden zum 1. Januar 2013 erhöht. Als Großbetrieb gilt eine Apotheke dann ab einem Umsatz von 7,3 Millionen Euro (bisher 6,9 Millionen) bzw. einem Gewinn von 280.000 Euro (bisher 265.000). 

Was Steueranwalt und Steuerberater wissen, lernen Unternehmer spätestens bei der digitalen Betriebsprüfung: Das Finanzamt ist mit der Zeit gegangen und auch die Steuerfahndung ist längst im digitalen Zeitalter angekommen. Mit umfangreichen Kenntnissen der branchenüblichen EDV-Systeme kommt sie Steuerhinterziehung in Apotheken immer besser auf die Spur. Entdeckt ein Betriebsprüfer in Kiel einen neuen Trick zur Datenmanipulation oder eine bisher unbekannte kreative Methode der Steuerhinterziehung, wissen dies sehr schnell auch seine Kollegen in Köln und München. Finanzamt und Steuerfahndung sind hervorragend vernetzt, die Mitarbeiter werden laufend geschult und tauschen sich im verwaltungseigenen Intranet über ihre Erfahrungen aus. Apotheken mit einem guten Steuerberater, die sich beim Warenwirtschaftssystem strikt an die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführungssysteme (GoBS) halten, haben beste Chancen, der Schätzung zu entgehen. Zur sogenannten Z 3-Prüfung, aufgrund derer die Einhaltung dieser Grundsätze festgestellt oder bezweifelt wird, legen die Apotheken dem Betriebsprüfer eine CD oder einen anderen Datenträger mit steuerrelevanten Daten vor. Die Steuerfahndung kann jedoch auch mit Computer und Software der Apotheken arbeiten, Einsicht in Daten nehmen und diese mittels betriebseigener Funktionen direkt auswerten. In manchen Fällen werden die Apotheken mit der Auswertung beauftragt und legen dem Finanzamt später die Zahlen vor, in der Regel werden die Daten bei der Betriebsprüfung jedoch mitgenommen und mit der hauseigenen Prüfsoftware der Finanzbehörde (z.B. WinIdea) analysiert.

Längst nicht alle Apothekenbetreiber, die der digitalen Betriebsprüfung mit Unbehagen entgegensehen, haben bewusst eine Steuerhinterziehung begangen. Viele fürchten vor allem die Störung der gewohnten Betriebsabläufe und des vertrauten Betriebsklimas, den Zeit- und Arbeitsaufwand während der Prüfung und die Hektik, die oft damit verbunden ist. Andere, etwa Unternehmer, die sich nicht gern um die Buchführung kümmern oder wissen, dass dafür in der Firma oft nicht genug Zeit geblieben ist, kämpfen mit bangen Ahnungen: Womöglich ist es ohne böse Absicht zu kleineren Fällen der Steuerhinterziehung oder der leichtfertigen Steuerhinterziehung gekommen, die sich zu großen Summen oder schmerzlichen Rückzahlungsverpflichtungen addieren könnten. Wer vorbeugen will, sollte mit seinem Steuerberater einen Termin für ein vorbereitendes Informationsgespräch vereinbaren oder sich mit seinen Befürchtungen an einen Fachanwalt für Steuerrecht wenden. Für Apotheken ist spätestens jetzt die Zeit gekommen, sich zum Thema Steuer Hintergrundwissen über eigene Rechte und Verpflichtungen sowie Vorgehensweisen und Richtlinien der Betriebsprüfer anzueignen. Der Steueranwalt hilft, wenn es darum geht, relevante Steuerdaten zu erkennen und festzulegen, die offenbart bzw. dem Finanzamt mitgeteilt werden müssen. Wenn vorhandene Altlasten bereinigt werden sollen, findet ein Fachanwalt für Steuerrecht den günstigsten Weg für Sie. Ergeht ein Steuerbescheid, der angefochten werden soll, ist das Einhalten der Einspruchsfristen und die rechtzeitige Stellung eines Antrags auf Aussetzung der Vollziehung besonders wichtig. 

Vor der Betriebsprüfung in Apotheken informieren Betriebsprüfer z.B. über die branchenbezogene Betriebsprüfungskartei (Bp-Kartei). Deren aktuelle Fassung ist von Oktober 2010, also weitgehend auf dem neuesten Stand, und dient dem Prüfer zur Orientierung und als Ausgangspunkt für Fragestellungen und Prüfungsmethoden. Apotheker sind gut beraten, sich im Vorfeld einer Steuerprüfung die Bp-Kartei für Apotheken selbst durchzulesen und zum besseren Verständnis mit ihrem Steueranwalt oder Steuerberater die einzelnen Punkte durchzugehen. Aus dieser Kartei geht hervor, was Steuerfahnder oder Betriebsprüfer wissen wollen und welche Prüfkriterien sie bei Jahresabschlüssen und Steuererklärungen anlegen werden. Beispielsweise erfährt der Prüfer, welche Rabatte in welcher Form und welchem Ausmaß in der Branche üblich sind. Er wird also gezielt nach monatlichen und zusätzlichen Rabatten fragen, nach Gutschriften, Rückvergütungen, Boni, Einkaufsvorteilen beim Großhandel und besonderen Zuwendungen, etwa Güter- oder Reisegeschenken großer Pharmaunternehmen. Hier sollte also alles richtig erfasst worden sein und vollständig angegeben werden können. Das Finanzamt achtet auch auf die korrekte zeitliche Abfolge und Erfassung der Forderungen an Krankenkassen, Ärzte, Kliniken, Unternehmen und Privatpatienten. Apotheken sind außerdem verpflichtet, zur Warenbewertung ihre Anschaffungskosten wahrheitsgemäß und nachvollziehbar zu ermitteln und darzulegen. Sofern diese beiden Punkte gegeben sind, obliegt den Apotheken die freie Wahl der Ermittlungsmethode. Spezielle Abschreibungssätze für Apotheken gibt es nicht, hier kommt die amtliche AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter zur Anwendung. 

Es sind diejenigen Daten steuerrelevant, die in irgendeiner Form von Bedeutung für die Besteuerung des Betriebes sein könnten. Das ist eine sehr dehnbare Definition, eigentlich nicht einmal eine klare Abgrenzung. Zwar bringen Steuerfahndung oder Betriebsprüfer ihre eigene Software mit, die bei der Betriebsprüfung Daten vorsortiert und das Brennen kompletter Datenbestände auf die CD fürs Finanzamt unnötig macht, trotzdem sollten Unternehmer überprüfen und nachhalten, was sich alles auf dieser CD befindet. Viele Warenwirtschaftsanbieter sind der Meinung, hier könne der Steuerberater prüfen und entscheiden, und machen den Apotheken damit Hoffnung an falscher Stelle: seriöse Steuerberater werden in der Regel nicht behaupten können, hier eine rechtssichere Bewertung abgeben zu können. Allerdings kann der Steuerberater versuchen, den Prüfer hinsichtlich der Steuerrelevanz angeforderter Daten vom Gegenteil zu überzeugen, also die Relevanz in Einzelbereichen anzuzweifeln oder abzustreiten. Das wird natürlich umso eher gelingen, wenn der Betrieb ein stimmiges Gesamtbild abgibt. Besteht bereits der Verdacht der Steuerhinterziehung, ist es wahrscheinlich, dass der Betriebsprüfer sämtliche Daten der Warenwirtschaft und auch die Kassendaten oder Stornobelege mit der hierbei gebräuchlichen Idea-Software digital überprüfen wird. Grundsätzlich ist damit zu rechnen, dass der Betriebsprüfer kritisch ist, sich mit der betriebsinternen EDV auskennt und immer nachfragt, wenn er etwas nicht nachvollziehen kann.

Werden Daten, deren Relevanz vom Steuerberater angezweifelt oder bestritten wird, trotzdem überprüft, kann mit einem Steueranwalt bzw. Fachanwalt für Steuerrecht der Rechtsweg beschritten werden. Nur so lässt sich eine rechtssichere Klärung der Steuerrelevanz erreichen. Der Steueranwalt ist auch dann der richtige Ansprechpartner, wenn im Verlauf der digitalen Betriebsprüfung Unregelmäßigkeiten oder Lücken in der Kontoführung auffallen, die den Verdacht der Steuerhinterziehung aufkommen lassen und zu weiteren, vertiefenden Prüfungen oder genaueren Befragungen Anlass geben. Zu Differenzen kommt es häufig beim Abgleich der Warenwirtschaftsdaten mit der Finanzbuchhaltung, die der Steuerberater vorlegt. Steuerhinterziehung wird hier oft etwa durch Nichtangabe umsatzrelevanter Warenbewegungen vermutet. Lässt sich hier keine vollständige Klärung erreichen, neigt das Finanzamt zu Hinzuschätzungen, was durch rechtzeitiges Eingreifen von einem Fachanwalt für Steuerrecht u.U. vermieden werden kann. Hinsichtlich der zu erwartenden Mehrsteuern durch höhere Einkommen-, Umsatz- und Gewerbesteuer nach einer Hinzschätzung lohnt es sich regelmäßig, in solchen Fällen zeitnah einen Steueranwalt hinzuzuziehen.